Pembuatan Sistem Arsip Digital Untuk Dokumen Sekolah UPT SMP Negeri 24 Medan

Authors

  • Taufik Kusuma Panjaitan Universitas Negeri Medan
  • Dhea Amalia Universitas Negeri Medan
  • Muhammad Ripai Universitas Negeri Medan
  • Revayani Sagala Universitas Negeri Medan
  • Mega Kristina Purba Universitas Negeri Medan
  • Elly Prihasti Universitas Negeri Medan
  • Nadra Amalia Universitas Negeri Medan

Keywords:

Arsip, Sekolah, dan Digital

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan Sistem Arsip Digital (SAD) yang efisien dan aman guna mengelola dokumen-dokumen penting di lingkungan sekolah. Pengelolaan arsip sekolah secara tradisional seringkali menghadapi tantangan berupa kehilangan dokumen, kerusakan fisik, kesulitan dalam pencarian, dan membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Metode yang digunakan meliputi analisis kebutuhan dokumen (misalnya, rapor, ijazah, surat keputusan, data siswa) dan perancangan sistem menggunakan model pengembangan perangkat lunak yang sistematis. Sistem yang diusulkan mencakup modul digitalisasi dokumen, pengindeksan metadata, fungsi pencarian cepat (full-text search), serta fitur keamanan akses berbasis peran pengguna. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah prototipe SAD berbasis web yang berhasil diimplementasikan pada studi kasus di [Nama Sekolah/Institusi jika ada, atau biarkan kosong jika umum]. Implementasi menunjukkan peningkatan signifikan dalam efisiensi pengelolaan dokumen, kemudahan akses informasi oleh staf yang berwenang, dan pengurangan risiko kehilangan arsip fisik. Diharapkan sistem ini dapat menjadi solusi efektif untuk modernisasi tata kelola administrasi sekolah, mendukung lingkungan sekolah yang lebih Paperless, dan memastikan keberlanjutan serta integritas data historis sekolah.

References

Arif, M., & Setyawan, F. (2023). Tantangan dan Solusi Digitalisasi Arsip Administrasi Sekolah Menengah Kejuruan. Jurnal Manajemen Pendidikan, 14(2), 101-110.

Arif, M., & Setyawan, F. (2024). Analisis Faktor Risiko Kerusakan Arsip Fisik dan Urgensi Migrasi Digital di Sekolah Menengah. Jurnal Ilmu Kearsipan dan Dokumentasi, 18(1), 1-15.

Mustafa, R., & Ahmad, S. (2022). Peran Teknologi Informasi dalam Peningkatan Efisiensi Kearsipan di Lembaga Pendidikan. Jurnal Teknologi Informasi dan Sains, 18(1), 55-68.

Mustafa, R., & Ahmad, S. (2024). Transformasi Manajemen Informasi: Peran Arsip Digital dalam Mendukung Akuntabilitas Institusi Pendidikan. Jurnal Administrasi Pendidikan, 20(2), 112-125.

Pratiwi, D., Kusuma, A., & Budi, T. (2025). Analisis Kesiapan Infrastruktur Sekolah dalam Adopsi Sistem Informasi Kearsipan Terintegrasi. Prosiding Seminar Nasional TIK (SNASTIK), 5, 211-218.

Rahman, H., & Wijaya, S. (2024). Analisis Kesesuaian Aplikasi Kearsipan Digital dengan Standar Klasifikasi Arsip Dinamis ANRI. Jurnal Kearsipan dan Dokumentasi, 9(1), 30-45.

Sari, E., & Nuria, F. (2024). Pengembangan Prototipe Sistem Kearsipan Berbasis Cloud untuk Dokumen Administrasi Sekolah Dasar. Jurnal Inovasi Pendidikan dan Teknologi, 6(3), 150-162.

Siregar, H. R., & Syahputra, M. I. (2024). Analisis Perancangan Sistem Informasi Kearsipan Digital Berbasis Web pada Sekolah Menengah Atas. Jurnal Sistem Informasi Bisnis (JSINBIS), 14(1), 12-21.

Wardani, S., & Puspitasari, D. (2024). Perancangan Keamanan Data Arsip Sekolah dengan Metode Role-Based Access Control. Jurnal Informatika Manajemen dan Akuntansi (JIMAT), 12(1), 88-95.

Wibowo, A., & Santoso, Y. (2021). Dampak Digitalisasi Arsip terhadap Kecepatan Akses Informasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jurnal Ilmu Komputer dan Informasi, 15(1), 40-51.

Yusuf, M., & Firmansyah, A. (2024). Pengembangan Aplikasi Kearsipan Dokumen Siswa Menggunakan Metode Agile untuk Efektivitas Pengelolaan Data di Sekolah. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi (J-TIK), 12(1), 45-56.

Yusuf, M., & Firmansyah, A. (2024). Pengembangan Aplikasi Kearsipan Dokumen Siswa Menggunakan Metode Agile untuk Efektivitas Pengelolaan Data di Sekolah. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi (J-TIK), 12(1), 45-56.

Downloads

Published

2025-12-02

Issue

Vol. 3 No. 2 (2025): Desember 2025

Section

Articles

License

  1. Authors certify that the work reported here has not been published before and contains no materials the publication of which would violate any copyright or other personal or proprietary right of any person or entity.
  2. Authors dont transfer or license the copyright of publishing to JERUMI: Journal of Education Religion Humanities and Multidiciplinary Research to publish the article in any media format, to share, to disseminate, to index, and to maximize the impact of the article in any databases.
  3. Authors hereby dont agree to transfer a copyright for publishing to JERUMI: Journal of Education Religion Humanities and Multidiciplinary a Publisher of the manuscript. 
  4. Authors reserve the following: 
    1. all proprietary rights other than copyright such as patent rights; 
    2. the right to use all or part of this article in future works of our own such as in books and lectures;
    3. use for presentation in a meeting or conference and distributing copies to attendees; 
    4. use for internal training by author's company;
    5. distribution to colleagues for their research use;
    6. use in a subsequent compilation of the author's works;
    7. inclusion in a thesis or dissertation;
    8. reuse of portions or extracts from the article in other works (with full acknowledgement of final article);
    9. preparation of derivative works (other than commercial purposes) (with full acknowledgement of final article); and
    10. voluntary posting on open web sites operated by author or author’s institution for scholarly purposes, but it should follow the open access license of Creative Common CC BY-NC License.